Periyodik olarak yapılan sistem ve veri güvenliği kontrolleri neticesinde alınan log kayıtları ile;
Üniversitemizde çalışan personeller için, ÜBYS üzerinde yapılan görev-pozisyon bilgisi tanımlamalarında bir personele ait bir pozisyonun birden fazla kere tanımlanmaması konusunda dikkatli olunması gerekmektedir.
Eğer bir personele ait pozisyonun tekrarlı şekilde ÜBYS'de tanımlamasının yapılması durumunda Kişisel Memur İşlemleri sayfasındaki işlemler olmak üzere EBYS yazışmaları ve personelin kadrosuna göre diğer işlemlerde de sorunlara neden olduğu tespit edilmiştir.
Bu vesile ile ÜBYS'de pozisyon bilgisi tanımlama yetkisine sahip farklı birim ve kullanıcıların dikkatli olması gerekmektedir.