Üniversitemiz akademik-idari personellerimizin kullandıkları e-imza cihazı süreçleri ile ilgili olarak yapılması ve uyulması gerekenlerle ilgili olarak ÜBYS Koordinatörlüğü'müzün yapmış olduğu resmi yazışmalar aşağıdaki gibidir. Tüm birim ve personellerin sorun yaşanmaması adına belirtilen durumlara özen göstermeleri önemle rica olunur.

1. KART OKUYUCU REKTÖRLÜK ONAYI (28.11.2023 Tarih ve 2300171442 sayılı)
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile elektronik ortamlarda yapılan iş ve işlemlerin hukuki boyutta da geçerliliği sağlanması amacıyla elektronik imzanın elle atılan ıslak imza ile aynı hukuki sonucu doğuracağı ve kesin delil olarak kabul edileceği hükme bağlanmıştır. Bu nedenle de elektronik ortamda hukuksal geçerlilik kazandırılmak istenen her işlemde elektronik ya da mobil imzanın kullanılması zorunlu olduğundan Üniversitemizde elektronik imza kullanımı uygun görülen akademik ve idari personele ilk müracaat ve yenileme talepleri Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi Koordinatörlüğünce yapılmaktadır. Bugüne kadar Üniversitemiz akademik ve idari personelimiz için yapılan taleplerde personelimizin kullandığı kart okuyucuların tamamı günümüz teknolojisine uygun, herhangi bir kurulum gerekmeden çalışan (tak-çalıştır) mini kart okuyucularla değiştirilmiş olup, 2024 yılından itibaren kullanım süresi biten Nitelikli Elektronik Sertifikası kullanan personelimize Kamu Sertifikasyon Merkezinden ön talep yapılırken kart okuyucu (ilk başvuru hariç) talebi yapılmaması, kart okuyucu talebi olan akademik ve idari personelimizin kart okuyucularını Kamu Sertifikasyon Merkezinden bireysel başvuru yaparak temin etmeleri uygun görülmüştür.
 
2. E-İMZA TESLİM SÜREÇLERİ (04.04.2024 Tarih ve 2400054303 sayılı)
Üniversitemiz tarafından, öğretim üyelerine ve idari görevi bulunan akademik ve idari personellere nitelikli elektronik imza sağlamaktadır. Bilindiği üzere 23.01.2004 tarihinde 25355 sayılı Resmî Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 5070 Kanun Numaralı “Elektronik İmza Kanunu”nun Hukuki Sorumlulukları içeren 13. Maddesinde “Elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı (kurumumuz için TÜBİTAK), nitelikli elektronik sertifikayı elektronik imza sahibine (personelimizin şahsına) sigorta ettirerek teslim etmekle yükümlüdür.” ifadesi yer almaktadır. Bu bağlamda sertifikaların, şahsa teslim edilme yükümlüğü bulunduğundan dağıtım kuryesinin elektronik imzayı başka bir kişiye teslim etmesi hukuki açıdan mümkün değildir.
Söz konusu elektronik imzalar personellerimize önceden haber verilerek kurum adreslerine getirilen sertifikaların 2 kez teslim alınmaması halinde, anılan kanun maddesi gereğince sertifikanın TÜBİTAK’a iade edilerek imha edildiği bildirilmiştir. Teslim alınmaması nedeni ile iade edilen elektronik imzaların tekrar talep edilmesi durumunda söz konusu elektronik imza üretim ve dağıtım bedelini üniversitemiz karşılamayacağından, ilgili personellerin gerekli bedeli TÜBİTAK’ın hesabına şahsen ödemesi ile yeni sertifikalar üretilerek gönderilecektir.

3. KADROSU ÜNİVERSİTEMİZDE OLMAYAN veya DIŞARIDAN GEÇİCİ GÖREVLENDİRME İLE GELEN PERSONELİN E-İMZA SÜREÇLERİ ( 28.04.2025 Tarih ve 2500064096 sayılı)
 
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile elektronik ortamlarda yapılan iş ve işlemlerin hukuki boyutta da geçerliliği sağlanması amacıyla elektronik imzanın elle atılan ıslak imza ile aynı hukuki sonucu doğuracağı ve kesin delil olarak kabul edileceği hükme bağlanmıştır. Bu nedenle de elektronik ortamda hukuksal geçerlilik kazandırılmak istenen her işlemde elektronik ya da mobil imzanın kullanılması zorunlu olduğundan Üniversitemizde elektronik imza kullanımı uygun görülen 1.268 akademik ve idari personele ilk müracaat ve yenileme işlemleri Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi Koordinatörlüğünce Fakülte/YO/MYO yazılı talepleri dikkate alınarak yapılmaktadır.
Özellikle Fakültenizde afiliasyondan dolayı çok fazla üniversitemiz harici personel çalıştığından nitelikli elektronik sertifika ilk başvuru talepleri düzenlenirken sadece üniversite personeli için anılan talepleri düzenlemesi, İlgi (a) yazınızda görüleceği üzere üniversitemiz harici personel için nitelikli elektronik sertifika ilk başvuru ve yenileme taleplerinin yapılmaması gerekmektedir.
 
 4. ÜNİVERSİTEMİZE NAKİL YOLUYLA GELEN PERSONELİN E-İMZA SÜREÇLERİ ( 02.01.2025 Tarih ve 2500000286 sayılı) 
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile elektronik ortamlarda yapılan iş ve işlemlerin hukuki boyutta da geçerliliği sağlanması amacıyla elektronik imzanın elle atılan ıslak imza ile aynı hukuki sonucu doğuracağı ve kesin delil olarak kabul edileceği hükme bağlanmıştır. Bu nedenle de elektronik ortamda hukuksal geçerlilik kazandırılmak istenen her işlemde elektronik ya da mobil imzanın kullanılması zorunlu olduğundan Üniversitemizde elektronik imza kullanımı uygun görülen akademik ve idari personele ilk müracaat ve yenileme işlemleri Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi Koordinatörlüğünce yapılmaktadır.
Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi Koordinatörlüğünce yenileme talepleri TÜBİTAK verileri baz alınarak yapılmakta olup, bu veriler Üniversitemize dışarıdan gelen idari veya akademik personeli kapsamadığından zaman zaman NES yenileme işlemlerinde Üniversitemize dışarıdan gelen ve NES kullanan personelin yenileme işlemlerinde aksamalar yaşanmasına sebep olmaktadır.
Başka Kurum/Kuruluş/Üniversitelerden gelen ve NES kullanan akademik ve idari personelin NES yenileme işlemlerinde herhangi bir aksama yaşanmaması için anılan personelin göreve başladıkları tarihte NES bitiş tarihlerinin ÜBYS Koordinatörlüğüne yazılı olarak bildirilmesi gerekmektedir.
 
5. E-İMZA KULLANIRKEN DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR (04.08.2025 Tarih ve 2500127343 sayılı)
 
Bilindiği üzere, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu gereğince, güvenli elektronik imza ıslak imza ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. Üniversitemizde dijital dönüşüm süreçlerinin hızlandırılması ve iş akışlarının etkinliğinin artırılması amacıyla elektronik imza yaygın olarak kullanılmaktadır. Elektronik imzanın güvenliğinin sağlanması ve olası sahtecilik, yetkisiz kullanım gibi risklerin önüne geçilmesi amacıyla aşağıdaki hususlara azami derecede dikkat edilmesi önem arz etmektedir.
 
1. PIN Kodu Güvenliği:
* Elektronik imzanızın PIN kodunu kesinlikle kimseyle paylaşmayınız.
* PIN kodunuzu, kolayca tahmin edilebilecek (doğum tarihi, 123456 vb.) rakamlardan oluşturmayınız.
* PIN kodunuzu belirli aralıklarla değiştiriniz.
2. Fiziksel Güvenlik:
* Elektronik imza sertifikasının yüklü olduğu akıllı kart (token) her zaman kişisel kontrolünüzde olmalıdır.
* Token'ı kaybolma veya çalınma riskine karşı her zaman yanınızda taşıyınız. Kullanım sonrası bilgisayardan çıkararak muhafaza ediniz.
* Token'ın kaybolması veya çalınması durumunda vakit kaybetmeksizin “Kamu Sertifikasyon Merkezinin 444 5 576 / 0850 460 55 76 numaralı telefonlarını arayarak sertifikanın iptali için gerekli işlemleri başlatılması gerekmektedir.
3. Bilgisayar ve Sistem Güvenliği:
* Elektronik imza kullanacağınız bilgisayarın güncel bir anti-virüs programı ile korunmasını sağlayınız.
* Şüpheli e-postalar veya mesajlar aracılığıyla gelen linklere tıklamayınız ve dosyaları açmayınız. Bu tür içerikler, bilgisayarınıza sızarak elektronik imza verilerinizi ele geçirmeye yönelik olabilir.
* Elektronik imza uygulamalarını, sadece resmi ve güvenilir kaynaklardan indiriniz.
4. İmzalama Yetkisi:
* Elektronik imza yetkisi, bizzat imza sahibine aittir. Hiçbir koşulda bir başkasının yerine elektronik imza kullanmayınız veya kullanılmasına izin vermeyiniz.
* İmzalama işlemleri sırasında belgenin içeriğini dikkatlice okuyunuz ve onayladığınızdan emin olunuz.
 
Bu talimatlara uyulmaması sonucunda oluşabilecek hukuki ve idari sorumluluk, imza sahibine aittir. Üniversitemizin tüm süreçlerinde şeffaflık ve güvenlik ilkelerinin korunması için her bir E-İmza kullanıcısının bu konudaki sorumluluklarını titizlikle yerine getirmesi gerekmektedir.