Ek ders ücretinin tam hesaplanabilmesi için UBYS'de haftalık programların tam olması, öğretim elemanlarının oluşturdukları yük bildirimlerinin bölüm /ana bilim /ana sanat dalı başkanları tarafından kontrol edilmesi ve imza sürecinin (kendisi, ders verdiği her bir birimin bölüm başkanı, ana bilim dalı başkanı, dekan veya enstitü müdürü imzası) süresi içinde tamamlanması büyük önem arz etmektedir. Tıp Fakültesi dahil tüm öğretim elemanlarının Eylül 2025 (iki haftalık) yük bildirimlerini oluşturabilmeleri için UBYS ek ders modülü 01 Ekim 2025'de açılacak ve 15 Ekim 2025 saat 17:00'a kadar açık olacaktır. Yük bildirimlerinin mutlaka aylık seçilerek oluşturulması gerekmektedir.